Neuregelungen zur elektronischen Rechnungsstellung

Da ich für einen Kunden immer wieder Texte zu dessen e-Invoicing-Angebot übersetze, setze ich mich automatisch auch mit den Möglichkeiten bezüglich der elektronischen Rechnungsstellung auseinander.

Fakt ist, dass seit dem Steuervereinfachungsgesetz ab dem 1. Juli 2011 vieles einfacher geworden ist, weil bis dato geltende Anforderungen deutlich reduziert wurden. Und das ist natürlich auch für uns Übersetzer oder für andere Freiberufler interessant, erleichtert es doch die Arbeit und verringert den Aufwand, so scheint es zumindest.

Eine elektronische Rechnung ist nach § 14 Absatz 1 Satz 8 UStG n. F. „eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird“. Und gerade, was die Übermittlung einer solchen Rechnung angeht, wurden die Anforderungen reduziert. Nun werden auch per E-Mail versendete Rechnungen umsatzsteuerlich anerkannt, was bisher nur der Fall war, wenn eine elektronische Signatur (§ 14 Absatz 3 Nummer 1 UStG a. F.) oder ein EDI-Verfahren, also ein Verfahren des „Electronic Data Interchange“, eingesetzt wurden. Papier- und elektronische Rechnungen werden somit in Bezug auf den Vorsteuerabzug gleich behandelt. Beide Rechnungsarten haben dabei Voraussetzungen wie „Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung“ zu erfüllen. Für beide gilt auch die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Die Kontrollmöglichkeiten von Seiten der Amtsträger wurden in diesem Zusammenhang dahingehend erweitert, dass der Unternehmer „auf Verlangen Einsicht in die gespeicherten Daten zu gewähren hat, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt wurden“. Papierausdrucke der Rechnungen sind hier nicht ausreichend. Die Rechnungen sind somit auf einem Datenträger für die Dauer der Aufbewahrungsfrist zu speichern und es dürfen keine Änderungen an den Rechnungen mehr möglich sein. Hierzu ist eine Speicherung auf nicht wiederbeschreibbarer CD oder CD-ROM möglich. Aufgrund der Anforderung der Lesbarkeit der Rechnung für die Dauer der Aufbewahrungsfrist müssen auch die Programme noch zehn Jahre später vorhanden sein und funktionieren, anhand derer der Prüfer die Rechnung einsehen kann.

Und schließlich muss als weiterer wichtiger Punkt der Empfänger mit der elektronischen Form der Rechnung einverstanden sein. Es genügt somit nicht, einfach eine Rechnung in PDF-Form per E-Mail zu verschicken, denn es gilt, die notwendigen und überprüfbaren Anforderungen an die elektronische Form einzuhalten und auch die elektronische Rechnung über einen Zeitraum von zehn Jahren in lesbarer und nicht mehr veränderbarer Form aufzubewahren.

Quelle: http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/2012-07-02-Vereinfachung-der-elektronischen-Rechnungsstellung.pdf